Beschaffungsstrategie: 7 Vorteile und Möglichkeiten der Anwendung

Ein langfristiger Plan für den Aufbau strategischer Beziehungen zu wettbewerbsfähigen Lieferanten, um die Ergebnisse der Unternehmensausgaben zu verbessern.

Beschaffungsexperten bevorzugen immer Wege, um Mehrwert zu schaffen und die Kosten der Beschaffung zu minimieren. Für viele Unternehmen hat es oberste Priorität, die Ausgaben für die indirekte Beschaffung im Rahmen des Budgets zu halten, und zwar mit sicheren, zuverlässigen und hochwertigen Lieferantenleistungen.

Daher konzentrieren sich die Beschaffungsteams auf verschiedene Techniken, um ihr Unternehmen bei der Erreichung der Ziele und der Steigerung der finanziellen Ergebnisse zu unterstützen. Jedes Unternehmen braucht Beschaffungsstrategien. Aber unter denjenigen, die stetigem Wachstum, Stabilität und finanzieller Stabilität den Vorrang geben, sind die, die träumen und daran arbeiten, die vorgegebenen Ziele zu erreichen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Auswahl des besten Beschaffungsprozesses. In diesem Artikel finden Sie einige der besten Ideen zur Verbesserung der Beschaffungspraktiken:

• Was bedeutet die Beschaffungsstrategie wirklich?
• Was sind die verschiedenen Arten von Beschaffungsstrategien?
• Warum ist die Beschaffungsstrategie so wichtig?
• Was sind die Merkmale der Umsetzung von Beschaffungsstrategien?
• Wie bereitet man effektive Beschaffungsstrategien vor?

Was bedeutet Beschaffungsstrategie?

Die Beschaffungsstrategie kann definiert werden als die Pläne und Verfahren einer Organisation zur erfolgreichen und wirtschaftlichen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Die Beschaffungsstrategie wird von den Unternehmen zur effektiven Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses eingesetzt, indem sie sicherstellen, dass sie mit zuverlässigen Lieferanten zusammenarbeiten, von wirtschaftlichen Vorteilen profitieren und das Risiko minimieren.

Diese Verfahren konzentrieren sich vor allem auf die Schaffung eines zuverlässigen, dauerhaften und langlebigen Netzwerks von Lieferanten, die die Erwartungen übertreffen, anstatt über transaktionale Verbindungen hinauszugehen. Solche Partnerschaften führen zu Kostensenkungen und bieten darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile, die die Fähigkeit der Beschaffung, den Betrieb eines Unternehmens zu unterstützen, wirksam unterstützen.

Es gibt verschiedene Schlüsselkomponenten einer guten Beschaffungsstrategie, nämlich Leistung, Transparenz, Lieferantenmanagement, Qualitätskontrolle und Kosteneffizienz. Verschiedene Unternehmen können durch eine effiziente Beschaffung ihre Betriebskosten senken und ihre Erträge optimieren. Außerdem können sie durch die Umsetzung einer effizienten Beschaffungsstrategie ihre Gesamteffizienz steigern.

Arten von Beschaffungsstrategien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Leistung der Beschaffung zu verbessern. Einige davon konzentrieren sich auf die Senkung der Kosten, andere auf die Steigerung des Gesamtwerts und die Verringerung des Risikos. Eine davon ist das Risikomanagement.

Risiken verwalten: Techniken zur Risikominimierung oder -verringerung sind die Techniken, die darauf abzielen, die Sicherheit von Finanztransaktionen zu erhöhen. Diese Strategie besteht aus:

• Stellen Sie den neuen Anbietern Sicherheitsfragen, um den Sicherheitsprozess abzuschließen.
• Aufbau von zwei Ebenen der Kontrolle über den Beschaffungsprozess.
• Analyse und Bestätigung, dass die Lieferanten ordnungsgemäß zertifiziert und versichert sind.
• Durchführung von täglichen Beschaffungsaudits zur Überprüfung von Diskrepanzen.
• Ignorieren Sie die papierbasierten Rechnungen und Zahlungen.

Strategische Beschaffung: Um die Vertragsleistung und -sicherheit zu verbessern, werden strategisch eingekaufte Lieferanten innerhalb Ihres Anbieters konsolidiert. Die Einkäufer können Geld sparen, indem sie die Quellen für Waren, Lieferungen und Dienstleistungen einschränken. Auch die Nutzung einer kleinen Gruppe zuverlässiger Lieferanten und die Entwicklung guter Beziehungen zwischen ihnen hilft, Geld zu sparen, was als strategische Beschaffungsmethode definiert werden kann. Um eine Unterbrechung der Lieferkette zu vermeiden, ist es am besten, engere Beziehungen zu den Lieferanten zu knüpfen.

Nachhaltige Beschaffung: Angesichts globaler Knappheit und ökologischer Bedenken müssen die Liefernetzwerke robuster sein. Mehr als 60 % der Teilnehmer an Amazons Studie “State of Business Procurement 2022” gaben an, dass die Verbesserung der Nachhaltigkeit ein wichtiges Ziel für alle Einkäufer ist. Die Minimierung von Abfall, die Auswahl energieeffizienter Produkte und die Nutzung der Kaufkraft sind die drei Hauptziele der nachhaltigen Beschaffung, um umweltfreundliche Praktiken einzuführen.

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Nachhaltigkeit der Beschaffung zu verbessern:

• Verringern Sie die Menge der Waren, die transportiert und gelagert werden müssen.
• Verwenden Sie umweltfreundliche Technologien, wo immer dies möglich ist.
• Kaufen Sie recycelte oder umweltfreundliche Produkte, wenn sie verfügbar sind.

Verwaltung des Lebenszyklus von Lieferanten: Beschaffungsprozesse werden sicherer und effizienter, wenn die Verbindung zum Lieferanten vom Zeitpunkt des Verkaufs bis zum Offboarding überwacht wird. Unternehmen bewerten Lieferanten in jeder Phase des Lieferantenlebenszyklus, von der ersten Beschaffung bis zur Vertragsverhandlung und -ausführung, um sicherzustellen, dass die Verträge wettbewerbsfähig und konform sind. Darüber hinaus beschleunigt es die Entwicklung von stärkeren und vorteilhafteren Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Partnerlieferanten.

Die Einführung bewährter Praktiken für Beschaffungsverfahren, die diese Bereiche berücksichtigen, wirkt sich auf die Ergebnisse des Beschaffungsprozesses aus. Anstatt sich auf einen einzelnen Prozessschritt zu konzentrieren (z.B. Kostensenkung pro Artikel), berücksichtigen diese Ansätze die gesamten Kosten und den Wert Ihrer Beschaffungsstrategie und Lieferantenbeziehungen, um die besten Gesamtkostenvorteile zu erzielen.

Die Bedeutung der Beschaffungsstrategie:

Wenn Sie über eine solide Basis von Beschaffungsmethoden verfügen, garantiert Ihr Unternehmen, dass Sie die richtigen Waren und Dienstleistungen zu den richtigen Kosten erhalten. Dies hilft bei der Vermeidung von Kosten, der Budgetkontrolle, der Effizienzsteigerung und der Entwicklung einer robusteren Lieferkette und eines Netzwerks für Unternehmen. Wenn Beschaffungsstrategien korrekt durchgeführt werden, können Unternehmen mögliche Gefahren erkennen, betrügerische Aktivitäten eindämmen und eine gleichbleibend hohe Leistung der Lieferanten garantieren.

Sieben Vorteile der Entwicklung einer Strategie für die Beschaffung

Sie müssen effiziente Beschaffungsstrategien für den Nutzen und die langfristige Zielerreichung Ihres Unternehmens, für die betriebliche Effizienz und auch für eine bessere finanzielle Leistung entwickeln.

Hier sind die sieben wichtigsten Vorteile, die die Implementierung eines effektiveren Beschaffungsplans mit sich bringt.

Standardisierung der Prozesse: Mehrere Beschaffungsstrategien hängen von der Einführung eines einheitlichen Einkaufs ab. Aus diesem Grund muss jeder Kauf die gleiche Stufe der Freigabe durchlaufen. Die Regeln und Erwartungen machen es den Unternehmen leichter, Ausgaben über mehrere Kategorien hinweg zu tätigen. Eine weitere Möglichkeit, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, ist die Erhöhung der Transparenz der Beschaffung durch Standardisierung.

Bessere Ergebnisse bei der Preisgestaltung: Richtige Pläne bieten einen gut organisierten Ansatz bei der Beschaffung. Diese Methode ermöglicht Ihnen eine genaue Datenerfassung, Analyse und Bewertung der Lieferanten und ihrer Kosten. Unternehmen sind in der Lage, mit Hilfe von Analysen Bereiche zu finden, in denen Verbesserungen möglich sind, z. B. potenzielle Kosteneinsparungen oder Effizienz.

Erhöhte Widerstandsfähigkeit: Lieferketten, die widerstandsfähiger gegen externe Schocks wie Naturkatastrophen, Lieferschwankungen usw. sind, werden weniger unterbrochen. Dieser Faktor ist in Anbetracht der Auswirkungen einer Pandemie sehr wichtig. Bis zur vollständigen Überwindung der Pandemie-Normen werden die globalen Lieferketten bis 2024 oder später brauchen.

Sichtbarkeit der Ausgaben: Durch die Entwicklung robuster Beschaffungsrichtlinien und -verfahren können Sie Ihre Einkäufe und Ausgaben besser im Auge behalten. Außerdem werden die Datensilos beseitigt, die die Ausgabenanalyse behindern, die Informationen zentralisiert und ein wiederholbares Verfahren für jeden Einkauf eingeführt. Die gesammelten Informationen werden auch zur Erstellung von Plänen verwendet, die Ausgaben sparen und die Effizienz der gesamten Lieferkette steigern.

Datengestützte Ausgaben: Daten sind das A und O, denn sie geben Aufschluss über die tatsächlichen Kosten von Waren und Dienstleistungen und dienen als Richtschnur für Beschaffungsentscheidungen, mit denen die Unternehmen ihre Einnahmen steigern können. Ebenso helfen Daten dabei, Informationen über Lieferanten aufzudecken, was Unternehmen automatisch dabei hilft, die Partner zu finden, die die besten Ergebnisse liefern.

Stärkere Beziehung zum Lieferanten: Um die Beziehungen zu Ihren Lieferanten oder Beschaffungspartnern zu verbessern, können Sie das strategische Sourcing und die datengesteuerte Beschaffung nutzen. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Parteien, minimiert Probleme bei der Rechnungsstellung und bietet außerdem mehr Flexibilität.

Senken Sie das Risiko von Drittanbietern: Um ein besseres Risikoprofil für Ihr Unternehmen zu erstellen, müssen Sie eine starke und selektivere Lieferantenbeziehung aufbauen und die Nachverfolgung verbessern. Diese Art von Praktiken reduziert die Fälle von menschlichem Versagen, fehlenden Daten und Betrug bei der Beschaffung.

Checkliste für den idealen Beschaffungsansatz :

Sie müssen die Schlüsselkomponenten für den Start von Gründungsstrategien identifizieren:

Fassen Sie die Ziele oder das Strategiemanagement zusammen: Was sind Ihre wichtigsten Ziele bei der Entwicklung von Beschaffungsstrategien? Was sind die gewünschten Ergebnisse?

Zeitplan für das Projekt: Wann sind Änderungen erforderlich? Wie lange wird es dauern, den ersten Satz von Metriken zu implementieren, zu testen und zu analysieren?

Champions: Wer ist für die Umsetzung des Wandels und dessen Verwaltung zuständig? Wer vertritt das Projekt gegenüber interessierten Parteien und informiert über Veränderungen?

Aktionsplan: Welche konkreten Handlungen sind für die Ziele und Ergebnisse verantwortlich?

Erfolgsmetriken: Welche KPIs (Key Performance Indicators) werden zur Messung verwendet.

Werkzeuge: Welche Software, Tools und Implementierungsstrategien werden verwendet?

Wie entwickelt man eine Beschaffungsstrategie?

Nachdem Sie die Parameter Ihrer Geschäftsstrategien anhand der oben aufgeführten Checkliste untersucht haben, können Sie die folgenden Schritte zur Planung, Messung und Verfeinerung Ihrer Strategien nutzen:

1. Analysieren Sie Ihre Ausgaben: Analysieren Sie Ihre Ausgaben, indem Sie die Ausgaben zusammenstellen und Ausgabenstudien für Ihr Unternehmen durchführen.

2. Ermitteln Sie die Bedürfnisse der Stakeholder: Sie können Feedback von Ihren Nutzern und Käufern einholen, um deren Ansichten über die Verfahren zu verstehen.

3. Führen Sie eine Recherche auf dem Beschaffungsmarkt durch: Überprüfen Sie die aktuellen Lieferantenvereinbarungen und Beschaffungsverfahren Ihres Unternehmens. Finden Sie Verbesserungsmöglichkeiten, prüfen Sie, wie wettbewerbsfähig Ihre Verträge sind und planen Sie Ihr nächstes Programm mit Hilfe von Benchmarking.

4. Wählen Sie Metriken und wählen Sie Ihre Ziele:

Um jede Initiative zu bewerten, muss sie quantifiziert werden. Sie müssen entscheiden, welche Kennzahlen Sie zur Bewertung der Ergebnisse Ihrer Bemühungen und Ihrer harten Arbeit verwenden wollen. Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Ihnen bei der Bewertung Ihrer Leistungen helfen werden:

• Unzureichende Verwaltung der Ausgaben
• Gesamtausgaben für Eigentum
• ROI
• Einhaltung von Verträgen mit Lieferanten
• Dauer des Zyklus
• Kosteneinsparungen oder -vermeidung

5. Einen Rahmen für die Beschaffung schaffen

Jetzt ist es an der Zeit, die Struktur zu beschreiben, wer und wie die Käufe getätigt werden. Beantworten Sie die Fragen und analysieren Sie den Prozess vom Eingang bis zum Abschluss:

• Wer hat die Befugnis, die Produkte und Dienstleistungen zu kaufen?
• Welche Abteilung hat die Befugnis, Produkte und Dienstleistungen zu kaufen?
• Welche Abteilungen müssen den beantragten Kauf genehmigen?
• Welche Richtlinien müssen beim Kauf beachtet werden?
• Welche Bestimmungen gelten für Käufe, die unter oder über einem bestimmten Preispunkt liegen?
• Wie werden Käufe abgewickelt?
• Wer ist für die Leistung und das Management von Anbietern zuständig?
• Welche KPIs sind mit dem Erfolg dieses Programms verbunden?

6. Erwägen Sie Beschaffungssoftware: Sie müssen über Beschaffungssoftware nachdenken. Viele Programme unterstützen Unternehmen bei der Auswahl ihrer Einkäufe. Sie sorgen dafür, dass Ausgabenobergrenzen und Einkaufsrichtlinien eingehalten werden, und machen außerdem Lieferantennetzwerke sichtbar und überwachen die Vertragsleistung.

7. Ausführen, Messen und Verbessern: Die Taktik für eine neue Beschaffung muss gut durchdacht und richtig geplant sein. Das Änderungsmanagement ist für den Erfolg eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung, da es Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, die Änderungen zu verstehen, zu begrüßen und zu akzeptieren. Sie müssen auch das Feedback der Beteiligten einholen, denn es hilft Ihnen, den Prozess zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Instanzen der Beschaffungstaktik:

Hier finden Sie einige Beschaffungs- und Verhandlungsstrategien, mit denen Sie die Einsparungen maximieren und den Wert der Lieferkette steigern können:

Konsolidierung der Lieferanten: Vereinfachen Sie Ihren Lieferantenauswahlprozess, indem Sie einen einzigen Lieferanten für jede Kategorie oder Produktart bestimmen, um Mengenrabatte zu erhöhen und die Bearbeitungszeit zu verkürzen,

Strategische Beschaffung: Evaluieren und verhandeln Sie eine langfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten, um von Skaleneffekten und Großeinkäufen zu profitieren.

Produkt-Benchmarking: Ermitteln Sie die Gesamtkosten und die marktüblichen Kosten von Produkten und Verbrauchsmaterialien, die Ihr Unternehmen häufig benötigt, um eine wettbewerbsfähige Preisgestaltung mit den derzeitigen Anbietern zu gewährleisten.

Nutzen Sie technologische Lösungen: Finden Sie die günstigsten Optionen und holen Sie die besten Preisangebote von mehreren Anbietern ein, um ein Ausschreibungsverfahren mit den Lieferanten zu starten.

Beschaffungsprognose: Schätzen und planen Sie auf der Grundlage des aktuellen und prognostizierten Bedarfs zukünftige Einkäufe, um sich über die Auswirkungen der Bargeld-Effizienz zu informieren. Für weitere Kostenfragen können langfristige Verträge verwendet werden.

Mengenrabatte: Bei größeren Einkäufen können Sie bessere Konditionen aushandeln. Ebenso können Sie auch bessere Preise pro Artikel erhalten.