Ein umfassender Leitfaden zu Bauausschreibungen und Logistik

Einleitung:

Der Erfolg eines Bauprojekts hängt entscheidend von der Beschaffung und Logistik im Bauwesen ab. Von der Beschaffung spezialisierter Materialien bis hin zur Handhabung komplizierter Logistik beeinflusst jeder Schritt die Projektzeitpläne, Kosten und Qualität. Beschaffung hat sich verändert, um den zunehmenden Unterbrechungen der Lieferkette gerecht zu werden. Dieser Leitfaden behandelt die Phasen, Verantwortlichkeiten und Herausforderungen bei der rechtzeitigen Lieferung von Ausrüstung und Produkten im Bereich der Bau-Beschaffung und -Logistik. Der Erfolg eines Bauprojekts hängt heutzutage von einem Bewusstsein für diesen Prozess ab.

Grundlagen der Beschaffung

Beschaffung ist der Erwerb von Materialien, Ausrüstung und Dienstleistungen für ein Bauprojekt. Der Beschaffungsprozess umfasst die Bewertung der Projektanforderungen, die Spezifizierung von Anforderungen und die Beauftragung von Auftragnehmern und Lieferanten für Bauprojekte. Das Ziel des Beschaffungsmanagements ist es, die richtigen Artikel und Dienstleistungen zum richtigen Preis, zur richtigen Zeit und nach Qualitätsstandards zu erhalten.

Im Bauwesen kann „Beschaffung“ den Kauf von Baumaterialien oder die Auswahl von Auftragnehmern und Subunternehmern umfassen. Dieser Artikel konzentriert sich auf den Kauf und die Verwaltung von Logistik für Waren und Ausrüstung, wo der Begriff am häufigsten verwendet wird.

Beschaffungsaufgaben

Der Generalunternehmer kauft in der Regel Materialien, dies hängt jedoch vom Vertrag, der Projektgröße und anderen Faktoren ab. Der GU muss in der Regel die Lieferung und Installation von Materialien und Ausrüstung gemäß dem Hauptvertrag rechtzeitig sicherstellen. Die meisten Beschaffungsarbeiten werden vom GU an Spezialunternehmer mit Handelslieferantenbeziehungen ausgelagert. Um die rechtzeitige Lieferung sicherzustellen, überwacht der Hauptauftragnehmer die Beschaffung der Subunternehmer.

Projektmanager überwachen und koordinieren die Beschaffung für kleine Projekte. Bei großen kommerziellen oder öffentlichen Projekten beauftragen die Auftragnehmer einen Beschaffungsmanager, um den Prozess zu koordinieren. Megaprojekte können einen EPC-Auftragnehmer mit einem vollständig integrierten Material- und Ausrüstungsbeschaffungsteam einsetzen.

Aufgrund von Steuervergünstigungen oder speziellen Beschaffungsvereinbarungen für Teile oder alle Materialien kann der Eigentümer bei einigen Verträgen die Beschaffung übernehmen.

Einkauf vs. Beschaffung

Hören Sie, wie die Bauexpertin Daphene Koch den Unterschied zwischen “Beschaffung” und “Einkauf” bei der EPC-Projektabwicklung beschreibt.

Einige Menschen verwenden „Einkauf“ und „Beschaffung“ synonym, aber der Einkauf ist nur ein Schritt. Die Bau-Beschaffung und Logistik umfasst die Auswahl, Genehmigung, Lieferung und Installation von Projektkomponenten.

Beschaffung beeinflusst Budgetierung, Zeitplanung und Installation. Technisch gesehen ist der Einkauf der Austausch von Geld gegen Waren. Beschaffung umfasst Auswahl, Einkauf, Logistik, Genehmigung, Strategie und mehr.

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10 Schritte der Bau-Beschaffung

Ein typisches Bauprojekt hat zahlreiche Beschaffungsphasen. Die Prozesse können je nach Projekt oder Liefermethode variieren, aber das grundlegende Verfahren bleibt konsistent.

Die folgenden Schritte basieren der Einfachheit halber auf einem Design-Bid-Build-Projekt. Design-Build und andere kollaborative Projektabwicklungsstrategien können die Beschaffung vereinfachen.

1. Das Designteam spezifiziert.

Das Projektdesign legt den Grundstein für die Beschaffung. Eigentümer, Architekten und Designer erstellen die Zeichnungen und das Spezifikationsbuch für Materialanforderungen. Auftragnehmer müssen das Spezifikationsbuch befolgen, wenn sie mit Anbietern und Lieferanten interagieren, um die Designanforderungen zu erfüllen.

Die meisten US-Projekte verwenden CSI-Abteilungen, um das Spezifikationsbuch zu organisieren, was es Spezialunternehmern erleichtert, die für ihre Arbeit relevanten Abschnitte zu finden und Materialanforderungen an Lieferanten zu kommunizieren.

Öffentliche Projekte haben mehr Beschaffungsanforderungen. Bundesauftragnehmer müssen ihren Beschaffungsprozess möglicherweise an die Federal Acquisition Regulation (FAR) Small Business Programs anpassen, um „maximale praktische Möglichkeiten“ für „kleine Unternehmen, im Besitz von Veteranen und im Besitz von behinderten Veteranen, HUBZone-Kleinunternehmen, benachteiligte Kleinunternehmen und Unternehmen im Besitz von Frauen“ zu bieten.

2. Projektauftragnehmer schätzen und bieten an.

Generalunternehmer müssen die Aufgabe schätzen, um ein Gebot abzugeben, wenn der Eigentümer eine ITB oder RFP veröffentlicht. Eine grobe Schätzung kann von einem internen Schätzer durchgeführt werden, aber sie konsultieren normalerweise ihre Subunternehmer, um eine genauere Baukostenschätzung zu erhalten. Die Spezialunternehmer verwenden die Projektspezifikationen, um Kostenschätzungen von Materiallieferanten und Herstellern zu erhalten.

Der GU verwendet die Schätzungen der Spezialunternehmer, um ihr Projektangebot zu erstellen.

3. Eigentümer und Auftragnehmer einigen sich.

Der Eigentümer prüft die Gebote, wählt Auftragnehmer aus und vergibt den Vertrag nach Abschluss der Entwürfe. GUs unterzeichnen Subverträge mit Spezialunternehmern.

Wann viele Komponenten beschafft werden, hängt von der vertraglichen Vereinbarung des Projekts ab. Der Eigentümer kann die Beschaffung vor der Beauftragung des Generalunternehmers für größere Materialien oder spezielle Ausrüstung beginnen. Die meisten Projektkomponenten werden von Auftragnehmern bearbeitet.

Bei traditionellen Design-Bid-Build-Projekten kann die Beschaffung erst beginnen, wenn die Entwürfe abgeschlossen sind. Bei Design-Build- oder Bauleiter-Risiko-Vereinbarungen ist der GU frühzeitig beteiligt und kann die Beschaffung beginnen, sobald die Aufgabenanforderungen abgeschlossen sind.

Auftragnehmer fügen Vertragsklauseln zur Eskalation hinzu, um das Risiko zu reduzieren. Diese Klausel macht den Eigentümer für Materialpreissteigerungen über einen bestimmten Betrag verantwortlich.

4. Auftragnehmer fordern Lieferantenangebote an.

Auftragnehmer können Lieferanten rekrutieren, wenn Materialien und Ausrüstung genehmigt sind. Für technische oder maßgefertigte Komponenten wie Stahlkonstruktionen oder Lüftungskanäle können viele Anbieter kontaktiert werden. Auftragnehmer können Holz und Sanitärmaterialien von vertrauenswürdigen Lieferanten beziehen.

Nachdem die Angebote zurückgegeben und Alternativen finalisiert wurden, kann der Generalunternehmer sie alleine oder mit dem Eigentümer und Designern prüfen. Kosten können das Hauptelement im Bewertungsprozess sein, aber auch Verfügbarkeit, Qualität, Erfahrung des Lieferanten und Materialnachhaltigkeit können wichtig sein.

5. Auftragnehmer planen Einkäufe.

Nach der Zielsetzung und Zeichnung beginnt die Einkaufsplanung. Auftragnehmer prüfen die Vorlaufzeiten der Lieferanten. Der Generalunternehmer priorisiert langwierige Artikel im Einreichungsplan, um sicherzustellen, dass Materialien und Ausrüstung rechtzeitig ankommen.

6. Designteam überprüft Vorschläge der Auftragnehmer.

GU-Einreichungen erfolgen vor dem Kauf. Das Designteam überprüft, ob jede Komponente des Beschaffungsplans den Vertragsanforderungen entspricht.

Dies umfasst wichtige strukturelle und mechanische Komponenten sowie kleinere Elemente wie Farbtöne und Oberflächen. Alle Genehmigungen müssen schriftlich und verfolgbar sein.

Verzögerungen bei Einreichungen können die Fähigkeit eines Beschaffungsmanagers beeinträchtigen, Dinge rechtzeitig zu kaufen und zu liefern.

7. Lieferanten und Auftragnehmer schließen das Geschäft ab.

Nach der Produktauswahl erteilen Auftragnehmer Bestellungen an Lieferanten, um mit der Herstellung oder dem Versand standardisierter Artikel zu beginnen. Im Voraus zahlen Spezialunternehmer selten für Materialien. Stattdessen ermöglicht Handelsguthaben oder externe Finanzierung den Kauf, ohne den Cashflow zu beeinträchtigen.

8. Lieferfirmen liefern Waren und Ausrüstung an Standorte.

Der Kauf von Materialien erfordert die Nachverfolgung der Entwicklung und die Annahme der Lieferung durch Beschaffungsmanager. Auftragnehmer müssen während des gesamten Beschaffungsprozesses bestätigen, dass ihre Bestellungen rechtzeitig, an der richtigen Stelle, sicher entladen und installiert geliefert werden. Effektive Beschaffung hängt von der Koordination der Zeitpläne für Auftragnehmer- und Materiallieferungen ab. Annehmlichkeiten müssen bereit zur Installation sein, wenn der Elektroinstallateur eintrifft.

Der Empfang gekaufter Artikel kann spezielles Entlade- und Handhabungsequipment erfordern. Auftragnehmer müssen möglicherweise einen Gabelstapler, eine Scherenhebebühne oder einen Kran zur Lieferung einplanen und bestätigen, dass das Produkt über ausreichende Hebezeug- oder Befestigungsmöglichkeiten für das Heben und die Installation verfügt.

Somit umfasst das Beschaffungsverfahren teilweise Designgenehmigung, Logistik und Feldinstallation. Wenn die Lieferung nicht dem Bauzeitplan entspricht, müssen Beschaffungsmanager eine Lagerung vor Ort oder außerhalb des Standorts arrangieren.

Bauverwaltungssoftware kann gekaufte Komponenten präziser als je zuvor verfolgen. GUs und Projektmanager können Echtzeit-Versandverfolgungssoftware verwenden, um einzuschätzen, ob Verfügbarkeit oder Verzögerungen den Projektzeitplan oder den kritischen Pfad beeinflussen werden.

9. Arbeiten und Materialien der Auftragnehmer bestehen die Endabnahmen.

Im Projektabschluss schließen Endabnahmen die Beschaffung ab. Der Eigentümer, Designer und Regierungsbehörden müssen alle Arbeiten genehmigen, um sicherzustellen, dass alle Komponenten gemäß den Projektspezifikationen und Bauvorschriften gekauft und installiert wurden.

Auftragnehmer müssen möglicherweise auch überschüssige Materialien und Ersatzteile gemäß den Bauunterlagen überprüfen.

Lösung häufiger Beschaffungsprobleme

Richtiges Beschaffungsmanagement kommt Eigentümern und Auftragnehmern während der gesamten Bau-Beschaffung und Logistik zugute. Die Straffung und Verwaltung der Beschaffung reduziert Risiken, verwaltet Budgets und gewährleistet die Projektqualität.

Uneindeutige Spezifikationen

Informationsanfragen sollten der Beschaffung und Einreichung von Spezialunternehmern vorausgehen. RFIs klären die Jobmaterialien so weit wie möglich. Zum Beispiel sollte das Designteam Sanitärarmaturen und Anschlüsse identifizieren, um Verwirrung zu vermeiden.

Verzögerungen bei Einreichungen

Ein schlecht geplanter Einreichungsprozess oder unzureichende Kommunikation kann die Beschaffung verzögern. Eine klare Kommunikation vom Eigentümer und Designteam zur Beschaffung maximiert die Qualitätskontrolle und minimiert Verzögerungen.

Budgetüberschreitungen

Verzögerungen bei der Beschaffung können die Kosten erhöhen oder das Personal stilllegen. Zeitplanverzögerungen kosten den GU oder den Eigentümer Zeit und Geld. Gemanagte Beschaffung kann auch die Preise senken, indem sie wichtige Komponenten wettbewerbsfähig und offen auswählt. Nacharbeit und schlampige Fehler werden durch ordnungsgemäße Beschaffung vermieden.

Unterbrochene Lieferkette

Priorisieren Sie Materialien und Geräte mit langer Vorlaufzeit frühzeitig in der Beschaffung. Transformatoren müssen beispielsweise Monate im Voraus bestellt werden. Richtiges Beschaffungsmanagement verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Lieferkettenprobleme ein Projekt verzögern oder Spezialunternehmer daran hindern, ihre Arbeit abzuschließen.

Verzögerte Zahlungen

Spezialunternehmer kaufen manchmal Materialien auf Kredit mit 30- oder 45-Tage-Konditionen, daher müssen sie ihre Lieferanten vor dem Generalunternehmer bezahlen. Zusätzliche Verzögerungen können den Cashflow belasten und es erschweren, Arbeitskräfte und andere Projektausgaben zu finanzieren. Spezialunternehmer müssen den Cashflow während der Beschaffung verwalten, da sie verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten nutzen, um längere Rückzahlungsfristen zu erhalten, die zu ihren Abrechnungszyklen passen.

Änderungen/Verzögerungen im Zeitplan

Die Beschaffung der richtigen Komponenten zum richtigen Zeitpunkt stellt sicher, dass alle am Projekt Beteiligten das haben, was sie brauchen, wann sie es brauchen, um jeden Teil der Arbeit abzuschließen. Das fertige Projekt wird mit größerer Wahrscheinlichkeit die ursprünglichen Bauunterlagen erfüllen und weniger Nacharbeit erfordern, wenn die richtigen Komponenten rechtzeitig eintreffen.

Designänderungen

Wenn sich das Design ändert, sollten Auftragnehmer Änderungsaufträge erhalten, bevor sie neue Materialien kaufen. Ohne ausreichende Dokumentation fortzufahren, birgt ein Risiko, wenn der Eigentümer diese Komponenten ablehnt.

Schäden an gelagerten Gegenständen

Alle Gegenstände müssen von den Auftragnehmern bis zur Installation gesichert werden. Die Baustelle muss sicher sein, wenn Gegenstände dort gelagert werden, um Diebstahl, Vandalismus und Wetterschäden zu verhindern. Wenn ein Lagerhaus genutzt wird, sind Sicherheit und Zeitplanung entscheidend. In den Bauunterlagen sollte angegeben sein, wer für beschädigte oder gestohlene Materialien verantwortlich ist.

Beschaffungsmanagement beinhaltet Risiken.

Bau-Beschaffung und Logistik, Lieferkettenmanagement und Qualitätskontrolle. Eine ordnungsgemäße Baubeschaffung stellt sicher, dass alle Projektkomponenten dort sind, wo sie sein müssen, wann sie sein müssen, und zu dem Preis, auf den sich alle geeinigt haben, von den ersten Bauunterlagen bis zur Abschlussliste und dem Projektabschluss mit dem Eigentümer.

Unabhängig von der Vertragsstruktur stellt die Kontrolle des Bau-Beschaffungsprozesses sicher, dass jeder das hat, was er braucht, um die Aufgabe rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Fazit:

Die Bau-Beschaffung und das Logistikmanagement sind entscheidend für den Abschluss eines Projekts im Zeit- und Kostenrahmen. Ein gut abgestimmter Beschaffungsprozess reduziert Risiken, verwaltet Budgets und gewährleistet Qualität von der Planung bis zur Lieferung und Inspektion. Projektmanager und Auftragnehmer können Prozesse und Ergebnisse verbessern, indem sie Lieferkettenunterbrechungen, Designänderungen und Einreichungsverzögerungen bewältigen. Die Beherrschung der Beschaffung und Logistik ist entscheidend, um Projekte in einem wettbewerbsintensiven Sektor rechtzeitig und kostengünstig abzuschließen.