Wie Automatisierung 6 große Herausforderungen im Einkauf löst

Einleitung

Der Einkauf, eine wesentliche Funktion in jedem Unternehmen, erfordert hohe Genauigkeit, Vorhersehbarkeit und Beweglichkeit. Er sieht sich jedoch oft bedeutenden Herausforderungen gegenüber, die die Effizienz und Wirksamkeit beeinträchtigen können. Die Integration von Automatisierung in Einkaufsprozesse kann eine transformative Lösung bieten, die diese Herausforderungen bewältigt und die Gesamtleistung verbessert. Dieser Artikel untersucht, wie Automatisierung sechs große Herausforderungen im Einkauf lösen kann, um sicherzustellen, dass Unternehmen widerstandsfähig bleiben und sich schnell an ein dynamisches Marktumfeld anpassen können.

Warum Führungskräfte BPA mögen

Eine aktuelle Umfrage von Pipefy ergab, dass viele Unternehmensleiter zwar immer noch Kosteneinsparungen als Hauptvorteil und Treiber für die Automatisierung von Geschäftsprozessen betrachten, jedoch auch bessere Entscheidungsfindung, Wettbewerbsvorteile und Effizienz von Bedeutung sind.

Mehr als 70% der Direktoren und über 80% der Führungskräfte gaben an, dass Effizienz einer der Hauptgründe für die Prozessautomatisierung war. Die Steigerung der Produktivität motivierte 64% der Führungskräfte und 77% der Direktoren. Mehr als die Hälfte beider Gruppen nannte die Fehlerreduzierung als Motivation.

Hauptgründe für die Einführung von Prozessautomatisierungssoftware

Treiber	Führungsebene	Direktor
Effizienzsteigerung	79%	71%
Produktivitätssteigerung	64%	77%
Fehlerreduzierung	59%	52%
Mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten der Mitarbeiter schaffen	54%	38%
IT-Ressourcen schonen	52%	45%
Kosteneinsparungen	46%	56%
Bedarf an Skalierung von Prozessen oder Workflows	34%	35%

Wie beeinflusst dies die Herausforderungen im Einkauf?

Das wachsende Interesse und die Investitionen in BPA-Software kommen Einkaufsteams zugute. Diese Technologien vereinfachen die Automatisierung und erleichtern die Änderung von Workflows, wodurch Einkaufsteams widerstandsfähiger werden.

Vermeiden Sie manuelle Rechnungsbearbeitung, Datenlücken, blinde Flecken oder Engpässe, verspätete Zahlungen, verpasste Fristen und Dateneingabefehler.

Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Zwei Drittel der Führungskräfte und mehr als die Hälfte der Direktoren gaben an, dass Technologien zur Geschäftsprozessautomatisierung die Daten- und Entscheidungsfindung verbessert haben. Mehr als die Hälfte beider Gruppen meinte, dass BPA-Tools die Agilität verbessern.

Vorteile	Führungsebene	Direktoren
Bessere Daten- und Entscheidungsfindung	66%	52%
Verbesserte Agilität	55%	51%
Bessere Zusammenarbeit	55%	48%
Kosteneinsparung	54%	61%
Bessere Fähigkeit zur Messung von KPIs und Metriken	48%	45%
Konsistenteres Prozessergebnis	41%	52%

Die top 6 Herausforderungen im Einkauf

Der Einkauf umfasst Menschen, Verfahren und Systeme, unabhängig von der Größe der Organisation. Aufgrund ihrer Komplexität können Einkaufsverfahren anfällig für sechs bekannte Probleme sein:

Herausforderung	Ursache
1. Zu viel manuelle Arbeit	Unterbrochene Workflows, Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und E-Mails
2. Prozess- oder Workflow-Lücken	Altsysteme, Komplexität des Technologiestacks
3. Unfähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren	Schnell wechselnde Workflows oder Prozesse
4. Nicht genügend Ressourcen	IT-Bandbreite und/oder Rückstände
5. Daten- oder Zusammenarbeitssilos	Mangelnde Sichtbarkeit, fehlende Integration
6. Schwierigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen	Die Beschaffung genauer oder relevanter Daten ist zeitaufwendig

.

Den Tag mit digitaler Automatisierung retten

Unwirksame und ungenaue Einkaufspraktiken können die Unternehmensleistung beeinträchtigen.

Die Automatisierung und Digitalisierung des Einkaufs kann veraltete Systeme und ineffiziente Verfahren in einen zukunftssicheren Einkaufsbetrieb verwandeln, der langfristigen Unternehmenswert schafft.

Reduziert manuelle Ineffizienzen und Fehler

Wenn der Einkauf nicht funktioniert, könnten Teams unnötige manuelle Arbeiten ausführen. Mehrere Tabellenkalkulationen und endlose E-Mail-Threads oder dezentrale Kommunikationskanäle sind Indikatoren für einen gescheiterten Einkaufsprozess.

Übermäßige Tabellenkalkulationen und Posteingänge deuten auf mühsame Aktivitäten im Hintergrund hin. Daten-Silos von Tabellenkalkulationen/E-Mails, Zusammenarbeitshürden und gescheiterte Übergaben sind häufig.

Fehlende oder unvollständige Daten verursachen mehrere Verzögerungen. Während Dinge durch den Workflow wandern, sind teure Fehler und Nacharbeiten typisch, da E-Mails und Tabellenkalkulationen unstandardisierte und dezentralisierte Daten verwenden.

Diese Probleme lenken Zeit und Energie von wertschöpfenden Aufgaben wie Marktforschung, Preisverhandlungen, Lieferantenmanagement und Qualitätskontrolle ab.

Diese mühsamen Verfahren lassen sich leichter automatisieren, wenn der Einkauf digitalisiert und zentralisiert wird. Die Durchlaufzeiten verbessern sich, Fehler werden minimiert, und Einkaufsteams können sich auf kostensenkende und umsatzsteigernde Tätigkeiten konzentrieren.

Schließt Workflow-Lücken

Ruckelige Verbindungen zwischen Teilen, Systemen und Apps verursachen manchmal Kommunikations- oder Übergabelücken. Ineffizienzen und Unterbrechungen von Altsystemen führen zu verpassten Fristen, verspäteten Genehmigungen und einem Mangel an Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit.

Manuelle Umgehungen sind möglich, aber die Pflege eines großen Technologiestacks könnte die Entdeckung einer besseren Arbeitsweise behindern.

Die Komplexität des Technologiestacks war laut einer Pipefy-Umfrage ein Haupthemmnis für die Implementierung der Prozessautomatisierung für 32% der Direktoren und 27% der Führungskräfte.

No-Code-Prozessautomatisierung rationalisiert, verwebt und stärkt die verschiedenen beweglichen Teile, Prozesse und Personen, ohne starre, unflexible Kriterien festzulegen, die mit den Geschäftsänderungen nicht Schritt halten können. Aus diesem kohärenteren, organisierten, verbundenen und reaktionsschnellen Arbeits- und Informationsfluss resultieren keine Lücken, Pausen, Verzögerungen oder Komplikationen.

Management von Veränderungen vereinfacht

Geschäftsprozesse wachsen wie alles andere. Ihre Methoden können sich ändern, wenn jemand einen besseren Ansatz findet. Manchmal ist eine Anpassung erforderlich, weil neue Anwendungen und Systeme in den Technologiestack eingeführt oder Altsystemkomponenten angepasst werden.

Prozesse ändern sich mit der Unternehmensstrategie und den Marktveränderungen. Wenn sich die Teamgröße oder -struktur ändert, müssen die Prozesse angepasst werden.

Diese externen Einflüsse wirken sich erheblich auf die Einkaufsverfahren aus. Da der Einkauf sicherstellt, dass das Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen erhält, müssen Teams schnell und effektiv reagieren.

Digitaler Einkauf ermöglicht es Einkaufsteams, sich schnell anzupassen. Dies gilt besonders für No-Code-Einkaufstools. Das Geschäftsteam, das den Prozess am besten kennt, kann verschiedene Workflow-Änderungen und Automatisierungen ohne kostspielige Anpassungen vornehmen.

Behebt Ressourcenknappheit

Die Verwaltung sich entwickelnder Einkaufsprozesse betrifft mehr als nur das Einkaufspersonal. Anpassungen belasten auch IT- und Entwicklungsteams. Wenn sich die Anforderungen des Einkaufsteams ändern oder Lieferketten unterbrochen werden, können sie von anderen Unternehmenszielen abgelenkt werden, um den Einkaufsprozess zu reparieren oder anzupassen.

Die Automatisierung mühsamer Arbeiten und die Aktualisierung von Verfahren verschwenden Entwicklerressourcen, erhöhen den IT-Rückstand und verringern die Entwicklerbandbreite, was 64% der IT-Führungskräfte als größtes Hindernis für die Einführung neuer Technologien betrachten.

Digitale Prozesse, die mit No-Code-Automatisierung entworfen und verwaltet werden, ermöglichen es IT- und Geschäftsteams, Lösungen schnell und sicher mit einem von der IT genehmigten Toolkit bereitzustellen. Mit voller IT-Kontrolle können Geschäftsteams einige Änderungen vornehmen und schneller auf Marktveränderungen, neue Chancen, Wettbewerbsaktivitäten und Kundenfeedback reagieren.

IT-Teams können komplexe Einkaufsprozesse ohne zusätzliche Mitarbeiter oder Anpassungen von Stack-Komponenten verwalten, was kostspielig ist. Digitale Verfahren lassen sich leichter standardisieren, wodurch Sicherheits- und Compliance-Durchsetzung erleichtert werden und Schatten-IT sowie manuelle Umgehungen, die Risiken und Fehler erhöhen, reduziert werden.

Entfernt Daten- und Zusammenarbeitssilos

Ein Team mit begrenzter Bandbreite, das einen Technologiestack mit mehreren Apps, Plattformen, Tabellenkalkulationen und Datenbanken verwaltet, kann Daten fragmentieren und Kommunikationssilos schaffen. Neben der täglichen Belastung durch die manuelle Bearbeitung und Handhabung unzähliger Anfragen nehmen Fehler, Verzögerungen, Störungen und unkontrollierte Ausgaben zu.

Die Automatisierung des Einkaufs verbindet Menschen, Prozesse und Werkzeuge nahtlos. Digitale Automatisierungssoftware vereint die verschiedenen beweglichen Teile zu einem einheitlichen, digitalisierten System, wodurch es einfacher wird, Einkaufsaktivitäten zu verknüpfen, zu betrachten und zu steuern. Informationen fließen mühelos zwischen Menschen und Werkzeugen.

Bessere Entscheidungsfindung für Einkaufsherausforderungen

Geschwindigkeit und Aufmerksamkeit unterscheiden ein Unternehmen, das mit dem Wettbewerb Schritt hält, von einem, das führt. Genauigkeit und Effizienz der Entscheidungsfindung machen den Unterschied aus.

Komplette Datenanalysen schnell durchführen, Muster, Ursachen und Anomalien schneller als je zuvor identifizieren. Generative KI gibt Einkaufsteams schnellen Zugriff auf KPIs und andere Indikatoren, was sie zu strategischen Partnern und Wertorchestern macht.

Zukunftsaussichten

Laut Gartner haben weniger als 25% der Einkaufsteams eine langfristige digitale Strategie. Diese Daten zeigen, dass die meisten Einkaufsteams nicht auf die nächste große Umwälzung vorbereitet sind und Chancen zur Kostensenkung, Ressourcenschonung und Effizienzsteigerung verpassen.

Jede Zeit kann beispiellose Veränderungen bringen. Digitaler Einkauf ermöglicht es Unternehmen, neue Möglichkeiten zu ergreifen und sich jetzt und später an Marktveränderungen anzupassen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung von Einkaufsprozessen viele der inhärenten Herausforderungen adressiert und sie in Chancen für Effizienz, Beweglichkeit und verbesserte Entscheidungsfindung verwandelt. Durch die Reduzierung manueller Arbeit, das Schließen von Workflow-Lücken, die Vereinfachung des Änderungsmanagements, die Bewältigung von Ressourcenknappheit, die Beseitigung von Datensilos und die Verbesserung der Entscheidungsfindung können Einkaufsteams ihre Leistung und ihren strategischen Wert erheblich steigern. Da sich die Unternehmenslandschaft weiterentwickelt, wird die Einführung digitaler Einkaufsstrategien entscheidend für die Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und den langfristigen Erfolg sein.